Como enviar boletins por email

emailDesde o ano passado enviamos os boletins por email e há várias vantagens neste método, que vão desde à redução de custos à praticidade de prepará-los em casa e não depender da boa vontade dos alunos de devolverem com a assinatura do responsável.

Vantagens

  • Eliminamos o “papel” que tem um custo para a empresa, que dependendo do número de alunos pode ser bem elevado.
  • A escola pode fazer ou sugerir mudanças no modelo sem a necessidade de pagar à gráfica uma nova diagramação, impressão de provas, etc.
  • Não precisamos esperar que os alunos “lembrem-se” de mostrar o boletim aos pais e o tragam de volta assinado (às vezes assassinado, todo borrado e amassado).
  • Não há necessidade de promover uma reunião de pais para a entrega de boletins.
  • Os pais podem entrar imediatamente em contato com o professor caso tenham alguma dúvida.
  • Possibilidade de configurar um “aviso”, assim terá a confirmação de que o email foi aberto.
  • Há também alguns inconvenientes, que em minha opinião não suplantam as vantagens, mas em todo caso aí vão eles.

Inconvenientes

  • Pais que não acessam ou não têm um endereço de email. (Nesse caso sugiro a “inclusão digital” com a criação de um email para o pai na plataforma da escola, que ele poderá acessar da escola ou de seu trabalho.
  • Endereço de email incorreto. (Sugiro que entre em contato com o pai por telefone solicitando a correção ou que envie a você um email, assim terá o correto.)

Como fazer

Se você está convencido de que enviar os boletins por email é a melhor forma, seguem aqui alguns passos explicando como eu fiz. Caso tenha alguma dúvida ou pergunta, basta comentar abaixo da postagem ou enviar-me uma mensagem através do “formulário de contato” do blog.

Endereço de email do responsável

Há várias formas de conseguir o email dos pais, uma delas é com uma dinâmica onde os alunos colocam seus dados em uma ficha ou entrevistam uns aos outros. Depois você recolhe as fichas mas pede o email dos pais (ou do aluno). No caso de pedir o email do aluno, depois você envia uma mensagem a eles pedindo que informem o email dos pais. Você encontrará algumas sugestões de dinâmicas no blog Coelho da Cartola.

Dinâmicas no blog Coelho da Cartola

Preparando o boletim

Prepare o boletim no word (e você irá encontrar alguns modelos no blog Templates do Word) como faria normalmente. Pode fazer o download do modelo que preparei acessando o link abaixo:

Modelo de Boletim

Como salvar no Google Docs e obter o link

  • Faça upload de todos os boletins para o Google Docs. (Caso não tenha conta, abra uma. Se tiver email do Gmail basta acessar o site e já terá acesso.)
  • Ao fazer upload, escolha a pasta (coleção) para onde vai enviar (no caso de ter criado uma pasta no Google docs apenas para boletins) e escolha em privacidade: “any person with the link”, deixe a caixinha “qualquer pessoa pode editar” em branco.
  • No seu computador faça uma tabela com 3 colunas. Na primeira (menor) coloque o nome do aluno, na segunda o email do responsável e na terceira (maior) deixe em branco para colar o link do boletim.
  • Depois de fazer upload, clique no boletim na pasta do Google Docs e depois em “compartilhar – share”. Copie o link que irá aparecer e coloque na terceira coluna de sua tabela, ao lado do nome do aluno e email do responsável.

Como enviar aos pais

Depois de colar todos os links na sua tabela, prepare uma carta-padrão para os pais e depois vá copiando e colando, cole o email do responsável no campo “para”, coloque no assunto “Boletim mês de …” e no corpo do email cole sua “carta-padrão” com o link do boletim.

Não envie os boletins a todos os pais de uma vez, envie um por um – lembre-se de que apenas o pai / responsável de cada aluno deverá ter o link para acessar.

No mês seguinte apenas acesse o Google Docs e acrescente as informações do mês (ou substitua pelas do corrente mês) e envie email para os pais novamente. Não mude o link, ele será sempre o mesmo. Não esqueça de clicar em “salvar” sempre que modificar os documentos online.

assinatura vermelha

Uma resposta

  1. ola temos um feira de matematica em nosso municipo gostaria de saber dse vc tem algum jogo para crianças de 4ª e 5 ª desdeja obrigada.

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